Loading...
pc-agenda-10-09-23         REGULAR MEETING AGENDA  Planning Commission meetings are being conducted in a hybrid format with in‐person and remote  options for attending, participating, and commenting. The public can make statements in this meeting  during the planned public comment sections. Some members of the Commission may attend virtually.  Members of the public may attend virtually by following instructions below.     Remote Attendance/Comment Options: Members of the public may attend this meeting by watching  on cable channel 16, streaming on CCXmedia.org, streaming via Webex, or by calling 1‐415‐655‐0001,  entering access code 2634 768 0575, and password 1234 from phones and video systems.      1. Call to Order & Land Acknowledgement    2. Approval of Agenda    3. Approval of Minutes  September 27, 2023, Regular Meeting    4. Discussion – Sacred Communities    5. Discussion – Site Plan Review    – End of Televised Portion of Meeting –  To listen to this portion, please call 1‐415‐655‐0001 and enter meeting access code 2634 768 0575    6. Council Liaison Report    7. Other Business  a. Reports on Board of Zoning Appeals and Other Meetings    8. Adjournment  October 9, 2023 – 6:30 pm  Council Chambers  Hybrid Meeting  REGULAR MEETING MINUTES DRAFT   This meeting was conducted in a hybrid format with in‐person and remote options for attending,  participating, and commenting. The City used Webex to conduct this meeting and members of the  public were able to monitor the meetings by watching it on Comcast cable channel 16, by streaming it  on CCXmedia.org, or by dialing in to the public call‐in line.  1.Call to Order The meeting was called to order at 6:30 pm by Vice‐Chair Ruby. Roll Call Commissioners present: A. Barnstorff, B. Fricke, G. Cohen, M. McCormick, B. Meredith, M.Ruby, C. Segelbaum Commissioners absent:  A.Brookins Staff present:  Jason Zimmerman – Planning Manager Council Liaison:Denise La Mere‐Anderson 2.Land Acknowledgement 3.Approval of Agenda MOTION made by Commissioner Cohen, seconded by Commissioner Segelbaum, to approve the agenda of September 27, 2023. MOTION CARRIED 4.Approval of Minutes September 11, 2023, Regular Meeting MOTION made by Commissioner Segelbaum, seconded by Commissioner McCormick, to approve the minutes of September 11, 2023. MOTION CARRIED 5.Informal Public Hearing – Extension of Outdoor Service Area Permit for Schuller’s Tavern Address: 7345 Country Club Drive Applicant: Paul Jacob Jason Zimmerman – Planning Manager, started with an introduction of Schuller’s, and the tavern’s request. He offered a zoning background on the location and it being in an area zoned R1, and the operation is a non‐conforming use. Staff provided a background on the outdoor service area permit that was approved in 2022 and it was initially approved by Council to remain valid for one year with a possible extension covering two September 27, 2023 – 6:30 pm  Council Chambers  Hybrid  City of Golden Valley     Planning Commission Regular Meeting  September 27, 2023 – 6:30 pm       2  years at a time. The reason for this process was further explained as this is a commercial use in a  residential area. Staff discussed the process of creating temporary outdoor uses in the zoning code.  At this time the outdoor service area use is up for review and this allows staff to consider any  necessary conditions to prevent or minimize impact. Staff listed the eight factors, adding a couple are  no longer needed and two conditions to mitigate noise and light are relevant.     Recommended Action   Staff recommends approval of an extension to Outdoor Service Area Permit #1, allowing for  continued outdoor dining at 7345 Country Club Drive, subject to the following conditions:  1. The extended term for the outdoor service area permit shall be for two years from issuance,  at which time application must be made for an additional extension or else the use shall be  discontinued.  2. No amplifier or outdoor speaker system may be used in association with the patio or any  live music performance.  3. Use of the patio must conclude by 10 pm, at which time all patio lighting must be  extinguished.    Commissioner Segelbaum asked how staff came up with the 2‐year condition. Staff responded that  when the code language was adopted, Council was cautious and allowed 2‐year extensions are the  max for now. That may change in the future. Segelbaum asked if the tavern has maintained  compliance and what complaints the City has received as a result of this conditioned use. Staff  responded there have not been any complaints and prior to this meeting, staff reached out to police,  fire, public works, etc and no department has received complaints. In fact, staff received positive  comments from folks that have eaten there.     Vice‐Chair Ruby invited the applicant to speak.     Paul and Mark Jacob – applicants, gave a background and this patio was about a 30‐year process.  Their father bought this location in the 80’s and the plan was all his idea. The applicant pointed out  the sound barriers created to shield the direct neighbors from noise and direct excess noise towards  the golf course. The applicant also noted the 10pm patio cut off and added that the time was self‐ imposed. The patio has created a more family‐oriented setting and the patio was always the goal to  add to the tavern, not to rezone the area to commercial. The applicants added their commitment to  staying in this location and staying in the City.   Segelbaum asked if the applicants had any issues meeting the restrictions imposed by the temporary  use. The applicants responded that they hadn’t, and in fact operate this location’s patio similar to the  others. The only addition is coming before the Planning Commission and Council regularly to renew.  The applicants closed by adding that every summer, Schuller’s sees a dip in sales in the summer and  the goal of this patio was to prevent that. In the first year, they were already successful and business  remained steady.      Vice‐Chair Ruby opened the public hearing at 6:48.  City of Golden Valley     Planning Commission Regular Meeting  September 27, 2023 – 6:30 pm       3  Vice‐Chair Ruby noted there were no Golden Valley Speaks comments left prior to the meeting and  that staff did not receive comments otherwise in advance.   Vice‐Chair Ruby invited in person commenters to speak first.  There were no in person commenters.  Vice‐Chair Ruby invited remote callers to speak.  There were no remote callers.   Vice‐Chair Ruby closed the public comment portion at 6:50pm.    Vice‐Chair Ruby opened Commissioner discussion.   Commissioner Cohen noted that what has been put in place is working, magnified by the fact that  there are no complaints. Cohen added that he drove by with his windows down and the patio was  full and he didn’t hear any noise and likes the idea of making the extension longer than 2 years.   Commissioner McCormick added that patio seating is a great addition to the City and suspects there  would be more complaints if the patio closed. McCormick echoed Cohen’s statement that it would  be nice to have the extension last more than two years. Commissioner Meredith noted that he  cycles past the space and has utilized the patio, adding that he’s impressed with how well the  applicants maintain the property. Meredith also said making the extension last 5 years is advisable.  Commissioner Segelbaum mentioned a condition on acoustic music and said he is in favor of striking  that while adding a condition on excessive volume. McCormick asked if there were comments when  this was first passed about specific kinds of music. Staff responded they didn’t recall concerns about  music types but there was general concern about noise: music noise, car noise, people on the patio  etc. McCormick suggested the acoustic condition remain. Segelbaum pointed that he didn’t recall  concern about amplified music versus acoustic, and rather was suggesting a condition on volume  level, regardless of type.    Staff chimed in that live musicians can have small speakers for music and the restriction on sound  system speakers was to prevent overhead noise from orders being called out to the patio. Vice‐Chair  Ruby summarized and suggested the group offer more flexibility and not restrict more. As long as  they’re at a reasonable volume, maybe strike the second condition. The conversation continued  around volume restriction language and other areas where this is addressed. Commissioner  Barnstorff echoed the positive statements from earlier about the patio’s contribution to the area.  She added support making language more lenient around speakers and noise while noting the  applicant’s willingness to put restraints on themselves and ensure they’re not disruptive to the  community around them. The group and applicant discussed Council’s language at approval and  noted that background music was allowed. Staff found previous CC language that confirmed this and  the decision to strike the second condition was made.       MOTION made by Commissioner Cohen, seconded by Commissioner Meredith, to recommend  approval of an extension to Outdoor Service Area Permit #1, allowing for continued outdoor dining  at 7345 Country Club Drive, subject to the following conditions:  1. The extended term for the outdoor service area permit shall be for two years from  issuance, at which time application must be made for an additional extension or else the  use shall be discontinued.  City of Golden Valley     Planning Commission Regular Meeting  September 27, 2023 – 6:30 pm       4  2. Use of the patio must conclude by 10 pm, at which time all patio lighting must be  extinguished.  And amending staff’s recommendation by eliminating the condition that states: No amplifier or  outdoor speaker system may be used in association with the patio or any live music performance.  MOTION CARRIED    6. Discussion – Site Plan Review  Jason Zimmerman – Planning Manager, reminded the group that this conversation was presented at  the last meeting and gave a brief synopsis. For this meeting, he provided examples of site plan review  sections for other cities. He spoke more about how their process goes, compared to what Golden  Valley is currently doing and would like to do. Part of this process will be navigating where the  Planning Commission comes in to play for Mixed‐Use zoning. Staff went on to point out the areas  called out in the packet and offered direction to the commissioners on what pieces of information  are open to interpretation and thus could use input.   Zimmerman went on to discuss facades, code intent versus requirement, fees, review timelines, and  appeal processes.   Vice‐Chair Ruby reviewed the fee schedule for a concept plan meeting. He asked if the fee was for  one meeting or if it was the same fee for any consecutive meetings as well. Staff responded it is a  single fee for one concept plan meeting as after that meeting the concept is either approved or  directed to be altered. If the latter, then the contractor/developer works on a new concept and sets  up a new concept plan meeting. Ruby followed by asking how often this situation comes up.  Zimmerman responded he’s worked for the City for 10 years and has had three Mixed‐Use site  review plans come before the City.   The conversation continued on the benefit of setting expectations and how codified the process will  be. Staff noted that expectations will be in code but Commission interpretations, feedback, and how  that applies won’t be in code.   – End of Televised Portion of Meeting –  7. Council Liaison Report  Council Member La Mere‐Anderson was not present. Zimmerman summarized the discussion at the  last Council Work Session where potential changes to the Home Occupation regulations were  discussed. The Council agreed to revisit the topic in January and decide then if they want to add it as  a work item for 2024.     8. Other Business  Commissioner Barnstorff will be the representative to the BZA for October.    9. Adjournment  Meeting adjourned at 7:58pm.                                                                                                        ________________________________      ________________________________                 Secretary, Mary McCormick        Amie Kolesar, Planning Assistant    1      Date:  October 9, 2023  To:  Golden Valley Planning Commission  From:  Myles Campbell, Planner    Subject:  Sacred Communities ‐ Micro‐Unit Dwellings – Discussion      Background:   In its session this summer, the Minnesota Legislature adopted its Omnibus Labor Policy Bills in  both the House and Senate. Within these omnibus bills were sections on the topic of “Sacred  Communities” defined in the statute as:    “A residential settlement established on or contiguous to the grounds of a religious institution's  primary worship location primarily for the purpose of providing permanent housing for  chronically homeless persons, extremely low‐income persons, and designated volunteers...”    These Sacred Communities would be primarily comprised of residential “Micro‐Units,” defined in  the statute as “a mobile residential dwelling providing permanent housing within a sacred  community” and with requirements such as being less than 400 square feet, anchored in place,  insulated, providing traditional or low voltage electricity, dry, plumbed, or compostable toilets,  and smoke and carbon monoxide alarms, among others.     City Council has asked Planning Commission to investigate what impacts this legislation will have  on Golden Valley and how the Zoning Code will need to be adapted.     Updated Legislation  Staff has included the final adopted copy of legislation from the Minnesota Senate with this  memo, which includes a few minor edits compared to the copy of the House’s omnibus bill. Most  notably in staff’s eyes is an update to the language around local approvals:     Unless the municipality has designated sacred communities meeting the requirements of this  section as permitted uses, a sacred community meeting the requirements of this section shall be  approved and regulated as a conditional use without the application of additional standards not  included in this section. When approved, additional permitting is not required for individual micro  units.    2    Unlike the House version, which stated that the community could be permitted via PUD or special  permit, the Senate clarifies that these uses, if not permitted by right, then can only be handled via  conditional use permit. Staff believes this clarification was intended to prevent a municipality  from creating arduous restrictions or standards for the use to effectively stop their development,  as CUPs are constrained by a set of 10 factors that conditions must relate back to:     demonstrated need for the proposed use    consistency with the Comprehensive Plan of the City    effect on property values in the neighboring area    effect of any anticipated traffic generation on the current traffic flow and congestion in  the area    effect of any increases in population and density upon surrounding land uses    increase in noise levels to be caused by the proposed use    any odors, dust, smoke, gas, or vibration to be caused by the proposed use    any increase in flies, rates, or other animals or vermin in the area to be caused by the  proposed use    visual appearance of any proposed structure or use     any other effect upon the general public health, safety, and welfare of the City and its  residents    No other significant changes were noted by staff between the two versions of the bill.       Current Setback Regulations  The legislation sets a setback of 10 feet on all sides of each micro‐unit, but does say that  otherwise the City setback requirements for manufactured homes would apply instead. Assuming  districts were modified to allow these sacred communities, but setbacks were not changed, the  following would apply:    (3) Setbacks.  a. No manufactured home shall be located closer than 15 feet to a side or rear lot line.  The minimum front yard setback shall be 25 feet from the front lot line. On corner lots,  the secondary front yard setback shall be at least 15 feet from the lot line.  b. There shall be a space of at least 15 feet between the sides of adjacent manufactured  homes and at least 10 feet between manufactured homes when parked end to end.  (4) Permitted Encroachments.  a. Stairs and stair landings up to 25 square feet in size and accessible ramps may encroach  up to five feet into the interior setback, provided that they do not extend closer than 10  feet to an adjacent structure.  b. Cornices and eaves may extend outside the building envelope by no more than 30  inches.      3      City Staff Updates    Building Inspections  Initial discussions with the City Building Official have begun. They will be reaching out to their  contacts at the state to get more clarity on the topic of who will be conducting inspections of  micro‐units given that they do not follow residential building code but rather American National  Standards Institute requirements for park recreational vehicles, with some added standards such  as those for insulation.     While Building Inspections here in GV do not typically review for ANSI standards, there are other  aspects of these micro‐units that would involve the city, such as plumbing, mechanical and  electrical permits, or the foundation/anchoring system that is required to set these units in a  specific location.     Fire Department  Fire Department staff, who also oversee rental licensing, had some initial concerns with the  legislation, primarily in terms of ensuring the safety of prospective residents of these units. They  were supportive of requiring a conditional use permit for the use, as that will allow them to  request details on site plan materials relating to access and infrastructure in case of an  emergency. Fire Staff are also discussing the applicability of a rental license for these uses, and  either the license or an inspection of units could be a condition of approval (effect upon the  general public health, safety, and welfare of the City and its residents). Additionally, the fire  department will be reaching out to the State Fire Marshall for guidance on the code standards for  thee structures.       Attachments  CHAPTER 53‐‐S.F.No. 3035  (3 pages)  (16) pressure vessels operated full of water or other liquid not materially more hazardous than water, if​ the vessel's contents' temperature does not exceed 210 degrees Fahrenheit or a pressure of 200 psig;​ (17) steam-powered turbines at papermaking facilities which are powered by steam generated by steam​ facilities at a remote location;​ (18) manually fired boilers for model locomotive, boat, tractor, stationary engine, or antique motor​ vehicles constructed or maintained only as a hobby for exhibition, educational or historical purposes and​ not for commercial use, if the boilers have an inside diameter of 12 inches or less, or a grate area of two​ square feet or less, and are equipped with an ASME stamped safety valve of adequate size, a water level​ indicator, and a pressure gauge;​ (19) any pressure vessel used as an integral part of an electrical circuit breaker;​ (20) pressure vessels used for the storage of refrigerant if they are built to ASME code specifications,​ registered with the national board, and equipped with an ASME code-stamped pressure-relieving device set​ no higher than the maximum allowable working pressure of the vessel. This does not include pressure vessels​ used in ammonia refrigeration systems;​ (21) pressure vessels used for the storage of oxygen, nitrogen, helium, carbon dioxide, argon, nitrous​ oxide, or other medical gas, provided the vessel is constructed to ASME or Minnesota Department of​ Transportation specifications and equipped with an ASME code-stamped pressure-relieving device. The​ owner of the vessels shall perform annual visual inspections and planned maintenance on these vessels to​ ensure vessel integrity;​ (22) pressure vessels used for the storage of compressed air for self-contained breathing apparatuses;​ (23) hot water heating or other hot liquid boilers vented directly to the atmosphere; and​ (24) pressure vessels used for the storage of compressed air not exceeding 1.5 cubic feet (11.22 gallons)​ in volume with a maximum allowable working pressure of 600 psi or less.​ (b) An engineer's license is not required for hot water supply boilers.​ (c) An engineer's license and annual inspection by the department is not required for boilers, steam​ cookers, steam kettles, steam sterilizers or other steam generators not exceeding 100,000 BTU per hour​ input, 25 kilowatt, and a pressure of 15 psig.​ (d) Electric boilers not exceeding a maximum working pressure of 50 psig, maximum of 30 kilowatt​ input or three horsepower rating shall be inspected as pressure vessels and shall not require an engineer​ license to operate.​ Sec. 57. [327.30] SACRED COMMUNITIES AND MICRO-UNIT DWELLINGS.​ Subdivision 1.Definitions.(a) For the purposes of this section, the following terms have the meanings​ given.​ (b) "Chronically homeless" means an individual who:​ (1) is homeless and lives or resides in a place not meant for human habitation, a safe haven, or in an​ emergency shelter;​ Official Publication of the State of Minnesota​ Revisor of Statutes​ 86​LAWS of MINNESOTA 2023​Ch 53, art 11, s 56​ (2) has been homeless and living or residing in a place not meant for human habitation, a safe haven,​ or in an emergency shelter continuously for at least one year or on at least four separate occasions in the last​ three years; and​ (3) has an adult head of household, or a minor head-of-household if no adult is present in the household,​ with a diagnosable substance use disorder, serious mental illness, developmental disability, post-traumatic​ stress disorder, cognitive impairments resulting from a brain injury, or chronic physical illness or disability,​ including the co-occurrence of two or more of those conditions.​ (c) "Designated volunteers" means persons who have not experienced homelessness and have been​ approved by the religious institution to live in a sacred community as their sole form of housing.​ (d) "Extremely low income" means an income that is equal to or less than 30 percent of the area median​ income, adjusted for family size, as estimated by the Department of Housing and Urban Development.​ (e) "Micro unit" means a mobile residential dwelling providing permanent housing within a sacred​ community that meets the requirements of subdivision 4.​ (f) "Religious institution" means a church, synagogue, mosque, or other religious organization organized​ under chapter 315.​ (g) "Sacred community" means a residential settlement established on or contiguous to the grounds of​ a religious institution's primary worship location primarily for the purpose of providing permanent housing​ for chronically homeless persons, extremely low-income persons, and designated volunteers that meets the​ requirements of subdivision 3.​ Subd. 2.Dwelling in micro units in sacred communities authorized.Religious institutions are​ authorized to provide permanent housing to people who are chronically homeless, extremely low-income,​ or designated volunteers, in sacred communities composed of micro units subject to the provisions of this​ section. Each religious institution that has sited a sacred community must annually certify to the local unit​ of government that it has complied with the eligibility requirements for residents of a sacred community in​ this section.​ Subd. 3.Sacred community requirements.(a) A sacred community must provide residents of micro​ units access to water and electric utilities either by connecting the micro units to the utilities that are serving​ the principal building on the lot or by other comparable means, or by providing the residents access to​ permanent common kitchen facilities and common facilities for toilet, bathing, and laundry with the number​ and type of fixtures required for an R-2 boarding house under Minnesota Rules, part 1305.2902. Any units​ that are plumbed shall not be included in determining the minimum number of fixtures required for the​ common facilities.​ (b) A sacred community under this section must:​ (1) be appropriately insured;​ (2) have between one-third and 40 percent of the micro units occupied by designated volunteers; and​ (3) provide the municipality with a written plan approved by the religious institution's governing board​ that outlines:​ (i) disposal of water and sewage from micro units if not plumbed;​ (ii) septic tank drainage if plumbed units are not hooked up to the primary worship location's system;​ Official Publication of the State of Minnesota​ Revisor of Statutes​ Ch 53, art 11, s 57​LAWS of MINNESOTA 2023​87​ (iii) adequate parking, lighting, and access to units by emergency vehicles;​ (iv) protocols for security and addressing conduct within the settlement; and​ (v) safety protocols for severe weather.​ (c) Unless the municipality has designated sacred communities meeting the requirements of this section​ as permitted uses, a sacred community meeting the requirements of this section shall be approved and​ regulated as a conditional use without the application of additional standards not included in this section.​ When approved, additional permitting is not required for individual micro units.​ (d) Sacred communities are subject to the laws governing landlords and tenants under chapter 504B.​ Subd. 4.Micro unit requirements.(a) In order to be eligible to be placed within a sacred community,​ a micro unit must be built to the requirements of the American National Standards Institute (ANSI) Code​ 119.5, which includes standards for heating, electrical systems, and fire and life safety. A micro unit must​ also meet the following technical requirements:​ (1) be no more than 400 gross square feet;​ (2) be built on a permanent chassis and anchored to pin foundations with engineered fasteners;​ (3) have exterior materials that are compatible in composition, appearance, and durability to the exterior​ materials used in standard residential construction;​ (4) have a minimum insulation rating of R-20 in walls, R-30 in floors, and R-38 in ceilings, as well as​ residential grade insulated doors and windows;​ (5) have a dry, compostable, or plumbed toilet or other system meeting the requirements of the Minnesota​ Pollution Control Agency, Chapters 7035, 7040, 7049, and 7080, or other applicable rules;​ (6) have either an electrical system that meets NFPA 70 NEC, section 551 or 552 as applicable or a low​ voltage electrical system that meets ANSI/RVIA Low Voltage Standard, current edition;​ (7) have minimum wall framing with two inch by four inch wood or metal studs with framing of 16​ inches to 24 inches on center, or the equivalent in structural insulated panels, with a floor load of 40 pounds​ per square foot and a roof live load of 42 pounds per square foot; and​ (8) have smoke and carbon monoxide detectors installed.​ (b) All micro units, including their anchoring, must be inspected and certified for compliance with these​ requirements by a licensed Minnesota professional engineer or qualified third-party inspector for ANSI​ compliance accredited pursuant to either the American Society for Testing and Materials Appendix E541​ or ISO/IEC 17020.​ (c) Micro units that connect to utilities such as water, sewer, gas, or electric, must obtain any permits​ or inspections required by the municipality or utility company for that connection.​ (d) Micro units must comply with municipal setback requirements established by ordinance for​ manufactured homes. If a municipality does not have such an ordinance, micro units must be set back on​ all sides by at least ten feet.​ EFFECTIVE DATE.This section is effective January 1, 2024.​ Official Publication of the State of Minnesota​ Revisor of Statutes​ 88​LAWS of MINNESOTA 2023​Ch 53, art 11, s 57​   1      Date:  October 9, 2023  To:  Golden Valley Planning Commission  From:  Jason Zimmerman, Planning Manager  Subject:  Site Plan Review ‐ Discussion      Summary  City staff have begun exploring the creation of a formal site plan review process in order to better  manage proposals that come before the City. Formalizing the process would involve an  amendment to the City Code and the inclusion of a new fee in the Fee Schedule.    Background  At the Planning Commission meeting of September 27, staff presented the Commission with site  plan review language from three other City Codes to demonstrate the scope and the level of  detail that some other communities provide when documenting the process and requirements  associated with review.    Commissioners generally agreed that Golden Valley’s standards should be more fully developed  but also cautioned against providing too much detail too early in the process so that feedback can  be given at a conceptual level initially.    Based on the conversation, staff has prepared a first draft of site plan review language for Golden  Valley for discussion, including a section that outlines how and when the Planning Commission  should provide its review of properties subject to the standards of the Mixed‐Use zoning district.    The code language is structured as follows:   Purpose and Intent   Approval Required   Exceptions   Concept Review   Procedure for Review and Approval   Evaluation Criteria   Information Required   Lapse of Approved Site Plan    2    Staff worked to determine the best timing for Planning Commission review for projects in Mixed  Use districts, and ultimately decided that feedback provided to the applicant at the concept level  would result in the most efficient review. At this point, the project would still be fluid enough to  accommodate recommendations from the Commission, and would occur prior to a large  investment of time and money associated with the preparation of plans to be submitted for full  site plan review by City staff.    Requested Action and Next Steps  Staff is looking for feedback on the organization and level of detail of the draft code language,  especially around the Planning Commission’s role in conducting site plan review for properties in  the Mixed‐Use zoning district.    Prior to a public hearing to consider a zoning text amendment, Planning staff will work with staff  from other divisions/departments to review the draft language. Application forms for both  Concept Review and Site Plan Review will need to be developed following approval by the City  Council.    Attachments  DRAFT Site Plan Review Code Language (3 pages)    Sec. 113‐32. ‐ Site Plan Review.    (a) Purpose and Intent. The purpose and intent of this secƟon is to establish procedures and  regulaƟons pertaining to the enforcement of site standards consistent with the requirements of  the City Code. Site plan review shall be conducted:  (1) To  ensure the applicaƟon of adopted design standards within new and redevelopment  projects.  (2) To  ensure the thorough review of all site elements by city staff.  (3) To  promote public safety.  (4) To  miƟgate, to the extent possible, the impact of one development upon the surrounding  area.    (b) Approval Required. Without first obtaining site plan approval, it is unlawful to do any of the  following:  (1) Construct a building  (2) Move a building or structure to any lot within the city  (3) Expand a building or modify a building, accessory structure, or site or land feature in any  manner that results in a different intensity of use, including the requirement for addiƟonal  parking  (4) Grade or take any acƟon to prepare a site for development, exempt in conformance with the  requirements of a stormwater management permit or an approved Planned Unit  Development    (c) ExcepƟons. The following are exempt from the site plan review process:  (1) ConstrucƟon or alteraƟon of a single‐family or two‐family building or accessory structure  (2) Planned Unit Developments  (3) Public trails, playgrounds, parks, and ballfields  (4) Enlargement of an exisƟng building by less than ten percent of its gross floor area, provided  that there is no variance involved  (5) Changes in the leasable space of a mulƟtenant building where the change does not intensify  the use or require addiƟonal parking    (d) Concept Review.  (1) Prior to the preparaƟon of a site plan for  formal review, applicants are encouraged to  present concept plans to Planning staff. The plans shall include the following:  a. Address of the subject property  b. ExisƟng condiƟons, including buildings, structures, natural features, etc.  c. Scaled site sketch showing locaƟon, setbacks, and dimensions of proposed buildings,  structures, and other improvements  (2) Staff shall review and provide informal comments to the applicant within 30 days.  (3) ProperƟes that are zoned Mixed Use shall require concept review by the Planning  Commission. Applicants shall submit plans to Planning staff and plans shall be reviewed by  the Planning Commission within 30 days of receipt of complete plans.    (e) Procedure for Review and Approval.  (1) An applicaƟon for site plan review shall be submiƩed with the fee established by the City  Council and include all of the materials required to allow for a full evaluaƟon of the  proposal. The applicaƟon shall be considered to be complete when the applicant has  provided all required informaƟon. In cases where an applicaƟon is judged to be incomplete,  staff shall noƟfy the applicant in wriƟng.  (2) Within 30 days, staff shall meet with the applicant in order to answer quesƟons concerning  the proposal and to provide wriƩen feedback.  (3) Staff shall have the authority to request addiƟonal informaƟon from the applicant  concerning site or operaƟonal factors or to retain expert assistance with the consent and at  the expense of the applicant concerning site or operaƟonal factors. This informaƟon is to be  declared necessary to evaluate the request in relaƟon to the standards of the City Code.  (4) If needed, a second meeƟng to review changes to the proposed plans may be scheduled for  no addiƟonal fee.    (f) EvaluaƟon Criteria.   (1) Conformance to the applicable standards of the City Code and other City requirements  (2) Where applicable, consistency with the development standards and objecƟves established  for the Mixed Use Zoning District or specific areas or districts in the Comprehensive Plan or  other area plans adopted by the City    (g) InformaƟon Required. The following informaƟon shall be required for submiƩal for site plan  review:  (1) Address and legal descripƟon of the subject property  (2) Property survey, including exisƟng buildings, structures, etc.  (3) Site plan showing proposed improvements, including:  a. Setbacks  b. LocaƟon, setbacks, and dimensions of proposed building and structures  c. LocaƟon, number, setbacks, and dimensions of proposed parking spaces and drive aisles  d. LocaƟon, number, and dimensions of proposed loading spaces  e. LocaƟon and width of curb cuts and driveways  f. Vehicular circulaƟon  g. Sidewalks, walkways, and trails  h. Provisions for storage and disposal of waste, garbage, and recyclables, including  concepts for screening exterior enclosures  (4) UƟlity plan, depicƟng the following:  a. LocaƟon, sizing, and type of water and sanitary sewer mains and proposed service  connecƟons  (5) Grading/stormwater plan, depicƟng the following:  a. ExisƟng contours at two‐foot intervals  b. Proposed grade elevaƟons at two foot maximum intervals  c. Drainage plan, including the configuraƟon of drainage areas and calculaƟons  d. Storm sewer, catchbasins, invert elevaƟons, type of casƟngs, and type of materials  e. Spot elevaƟons  f. Proposed driveway grades  g. Surface water faciliƟes and treatment areas  h. Erosion control measures  (6) Landscaping plan, depicƟng the following:  a. LocaƟon, type, and size of all exisƟng trees to be removed or preserved  b. PlanƟng schedule  (7) Other informaƟon as required by staff to be able to fully evaluate the site plan, including,  but not limited to:  a. Architectural elevaƟons  b. Fire protecƟon plan  c. Signage plan  d. LighƟng plan    (h) Lapse of approved site plan.  (1) If a building permit has not been obtained, and if erecƟon or alteraƟon of a building, as  described in the applicaƟon for site plan, has not begun within two years aŌer site plan  approval, the approval shall be null and void.